Как в 1С 8.2 отразить в авансовом отчете возврат подотчетных сумм в кассу, если деньги были возвращены позднее авансового отчета?

[Sandynist 1 115]

Добрый день!

 

Проблема — необходимо в авансовом отчёте отразить те средства, которые вернул подотчётник, но он их вернул уже после того, как сотавлен авансовый отчет. Проблема в том, что в 1 С 8.2 этот модуль не видит будущих возвратов.

 

Вот тут советуют писать суммы вручную и указывать, по какому документу вернул. Правильно ли будет, если сделать так? Опять же не очень ясно — куда писать эти возвращённые суммы? Ниже после потраченных или в отдельной вкладке «Прочие»?

Изменено 19 июля, 2014 пользователем Sandynist

[Roman_SO 267]

@Sandynist, форумов по 1С в интернете мало?

[Sandynist 1 115]

Форумов и инфы по теме — море разливное, но все они умалчивают о моём случае. Например, тут подробно расписаны взаимоотношения с подотчётниками, но опять же — нет описания конкретно моей ситуации.

P.S. Немного поясню: ситуация, когда подотчётник сначала сдаёт излишки (не истраченные суммы) в кассу, а потом по нему бух составляет авансовый отчёт, не вызывает никаких сложностей, данные автоматически подтягиваются из ПКО в авансовый отчёт.

 

 А вот в случае, когда наоборот — сначала составлен  авансовый отчёт, а спустя пару дней (недель) подотчётник вносит не потраченные остатки в кассу, ставит меня в тупик. Я не знаю как программе объяснить, что это нормальное положение вещей для бухов.

 

Отредактировал время и даты в авансовом отчёте и ПКО вручную — всё легло верно, но бухов такой вариант не устраивает, у них истерика с возможным предстоящим объёмом работы по изменению дат. Бухи призывают не усложнять им жизнь и готовы авансовый отчёт править вручную, то есть, мол «возьмём и остатки с авансового отчёта удалим вручную, чтобы они глаза не мозолили», но такой вариант ещё больше запутает и без того неидеальный бух.учёт в нашей организации.

 

Ниже приложил скрины после указания возврата денежных остатков явным образом на вкладке «Прочие», вроде как концы с концами сходятся, правильный ли такой подход в принципе?

Изменено 19 июля, 2014 пользователем Sandynist

[ACIK 404]

Логика 1С строится на законах бухгалтерского и налогового учета. Если ваши бухи нарушают законы и логику - это их проблемы. Причем эти "проблемы" караются административным кодексом при проверках...

Авансовый положено составлять тогда, когда подотчетник принес подтверждения о потраченных средствах (чеки) и остаток сдал в кассу. Если подотчетник "гуляет" с чужими деньгами, обычно начисляется налог и сумма вычитается из зарплаты сотрудника. В 1С это делается ручной операцией. Проводки должны знать бухгалтера.

Подобные вопросы сперва стоит рассматривать в правовом поле, а затем в техническом. При наличии подписки ИТС всегда можно обратиться в службу поддержки 1С. Если бухи считают, что они все знают и всегда правы, в таких случаях я говорю, что могу сделать все что угодно (любой каприз за ваши деньги), но ответственность остается на вас (на бухгалтерах). Штрафы их немного "остужают".

 

Теперь по существу: почему на скрине не заполнена вкладка Авансы? (Тут указываются РКО). Зачем вы ПКО засунули в прочее? (Прочее обычно используется для закрытия "услуг" и прочего сразу по статьям затрат).

Стандартная цепочка документов: РКО (выдача) - ПКО (возврат) - Авансовый (закрытие подотчетных средств). Ввод на основании упрощает эти действия до "пары кликов".

Какой алгоритм работы с авансовыми у ваших бухгалтеров, и где они смотрят остатки по взаиморасчетам? Т. е. что их не устраивает?

 

З.Ы. Уточните полное название конфигурации и версию. Т.к. с переходом с украинского законодательства на российское я уже теряю "граниицу" кто где находится.

З.З.Ы. А... все заметил, что у вас вообще конфа для Казахстана... Тут, конечно, я законы не знаю, могу только отталкиваться от российских и украинских норм.

З.З.З.Ы. Посмотрел план счетов Казахстана... Счет 1315 - Запчасти. Что там делают халаты и костюмы? Хотя... с "таким" планом счетов... я вам (и бухгалтерам) сочувствую...

Итог. Ответ на вопрос: Как в 1С 8.2 отразить в авансовом отчете возврат подотчетных сумм в кассу, если деньги были возвращены позднее авансового отчета? (Только с технической стороны, т.к. не силен в законодательстве Казахстана).

 

В конфигурации Бухгалтерия для Казахстана, редакция 2.0, версия 2.0.16.5 для этого в уже распечатанной форме Т3 (т.е. на бумажном носителе) шариковой ручкой подчеркиваем слова "Остаток внесен" и прописью заполняем графу "в сумме". В 1С вносим ПКО с видом "Возврат денежных средств сотрудником" или ручную операцию с нужными проводками (зависит от законодательства).

Все.

Изменено 19 июля, 2014 пользователем ACIK

[Sandynist 1 115]

Конфигурация 1 С — 1.0.16.1

 

Вкладка «Авансы» в авансовом отчёте не заполнена потому, что перед этим авансовым отчётом был ещё один, датой немного ранее, на котором эта вкладка заполнена и указан РКО, по которому сотрудник получил деньги.

 

Вкладку «Прочие» я заполнил в качестве эксперимента, внёс туда сумму, которую возвращает сотрудник, для того, чтобы она автоматически выбивалась в авансовом отчёте. Но подозреваю, что в ОСВ эта сумма будет вываливаться за минусом, как долг за предприятием сотруднику, так как эта сумма дублирует сумму в ПКО.

 

По части порядка составления отчётности — доказывал бухгалтерам, что они не правы, и что авансовый отчёт должен замыкать всю логическую цепь покупок, но они со мной несогласны. Уверяют, что по законодательству подотчётник имеет право вернуть деньги в течение 5 дней спустя составления АО (вот тут ничего не могу сказать, в каких законах это отражено — пока не нашёл).

 

Посмотрел форму авансового отчёта, у нас есть такие пункты — и «Остаток внесён» и «По кассовому ордеру», придётся показать находку нашим бухгалтерам

Изменено 20 июля, 2014 пользователем Sandynist

[Sandynist 1 115]

Порылся в постановлениях и разъяснениях — получается, что бухгалтера произвольно трактуют общие правила составления авансового отчёта.

 

Вот тут довольно высокопоставленное лицо из налогового комитета чётко и ясно разъясняет, что 5 дней даётся на предоставление авансового отчёта, а не на то, чтобы сотрудник вернул деньги.

 

 

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение пяти дней представить авансовых отчет о фактических расходах денежных средств. 

[ACIK 404]

Добавлю, по российскому законодательству запрещено выдавать деньги, если подотчетник не отчитался по ранее выданной сумме. Т.е. нельзя выписывать 2-й авансовый, не закрыв 1-й. А по украинскому - вообще за просрочку в 3-х дневный срок - штраф в 25% от суммы.

[Sandynist 1 115]

К сожалению, всё оказалось ещё хуже, чем я мог себе представить. Законодательством РК вообще никак не регламентируется возврат денежных средств подотчётным лицом, если только это никак не прописано в учётной политике предприятия. То есть, получив средства от предприятия по РКО, подотчётник может бесконечно долго пользоваться этими деньгами как беспроцентным кредитом, и единственный способ взыскать с него деньги — это удержать средства из зарплаты. Обсуждалось это на нашем местном форуме в 2008 году, я так думаю с тех пор вряд ли что-то изменилось.

 

С точки зрения программирования на 1 С — интересно было бы доработать модуль «Авансовые отчёты» вкладкой, наподобие вкладки «Авансы», обозвав её что-то типа «Возвраты», на которой бы по принципу внесённых авансов можно было бы указывать ПКО, по которому подотчётное лицо вернуло деньги. Вот только не знаю как осуществить подобную затею.

Изменено 21 июля, 2014 пользователем Sandynist

[ACIK 404]

на которой бы по принципу внесённых авансов можно было бы указывать ПКО

Не проблема...

Вопрос в другом: на что это будет принципиально влиять? ПКО и так делает проводки по счету, т.е. на ОСВ это не отразится. Если речь идет о печатной форме Т3, так ее можно и вручную заполнять, как это подразумевает сама форма.

Законодательством РК вообще никак не регламентируется возврат денежных средств

Может и так, но! Проверяющие могут придраться к необоснованному длительному хранению денег у подотчетника и потребовать отнести суммы на зарплату с начислением соответствующих налогов. А если это случится еще и в конце отчетного периода, то тут точно будут проблемы (неуплата налога на ЗП гарантирована).

Еще один нюанс - форма Т3 новая (2013 г.), так что ройте свежее законодательство, а не 2008 год.

[Sandynist 1 115]

По законам и постановлениям порылся, нашел в правилах ведения бух.учёта для госпредприятий:

 

По возвращении из командировки в течение пяти рабочих дней работник должен представить авансовый отчет. Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее трех рабочих дней после сдачи авансового отчета. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

 

 

174. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов государственное учреждение должно произвести удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим трудовым законодательством

 

Правда мы не совсем госпредприятие, и нужно уточнить — насколько это всё относится к нам.

 

 

Если речь идет о печатной форме Т3, так ее можно и вручную заполнять, как это подразумевает сама форма.

 

Вот вручную то и не очень хотят они её заполнять, авансов море, поэтому просят автоматизировать процесс.

[ACIK 404]

Вот вручную то и не очень хотят они её заполнять

Ну, тогда мы приходим к тому, что все равно требуется цепочка: РКО (выдача) - ПКО (возврат) - Авансовый (АО), чтобы в последнем можно было указать ПКО. Т.к. если не набрать ПКО, то нечего будет выбирать в Авансовом.

 

Но, опять но! Тогда авансовый будет "видеть", что деньги уже возвращены и сдавать ничего не надо. Т.е. мы пришли к цепочке: РКО - АО - ПКО. А в этом случае мы не можем выбрать ПКО, т.к. на момент составления АО его еще нет.

 

Скорее всего 1С-ники не захотели заморачиваться и все усложнять, поэтому решили сделать то, что мы сейчас видим. Мол раньше подотчетник все это сам заполнял ручками... а тут осталось всего прописать сумму и номер ПКО.

 

Вариантов решения проблемы несколько, вот некоторые из них:

1. Забить. (бухгалтера будут недовольны и фиг с ними )

2. Заставить службу поддержки 1С решить эту проблему (самый простой вариант, но маловероятный).

3. Сделать все самому или силами сторонними разработчиков (сложнее, возможны проблемы при будущем обновлении конфигурации).

 

Если выбрать последнее, нужно определиться, что дорабатывать?

а. Переписать в АО функции и проводки из ПКО, т.е. ПКО отдельно выписывать не нужно (трудоемко, гемор с поддержкой, не будет работать в схеме "проводки только кассовыми").

б. Добавить поля Суммы и № ПКО только для печатной формы, т.е. ПКО все равно вносится потом отдельно, правда в АО лезть уже не надо (реализуется просто, но мы не сильно выигрываем в "наборе данных", многие быстрее напишут шариковой ручкой).

в. Выбирать ПКО по принципу работы вкладки Авансы с РКО, но мы помним, что на момент создания АО, еще нет ПКО. Решение: Набрать АО, затем ПКО, вернуться в АО и выбрать ПКО (просто реализуемо, почти как в конфе для бюджетников, но придется много "кликать" и не запутаться в датах/времени документов).

г. Другие варианты (нужно думать).

 

Как видим, на первый взгляд задача тривиальная, а имеет много "подводных камней". И это еще мы не рассматривали нештатные ситуации.

Изменено 22 июля, 2014 пользователем ACIK